Zakaj bi morali biti vsi v podjetju digitalno pismeni?

Pospešena digitalna transformacija, ki jo srečujemo na vseh korakih, se je zagotovo globoko vkoreninila tudi v vaše podjetje. Ne glede na to, s katero panogo se ukvarjate, se srečujete z novimi tehnologijami, ki po eni strani olajšujejo procese, po drugi strani pa zahtevajo vedno več časa za izobraževanje zaposlenih, zagotavljanje dovolj usposobljenih strokovnjakov in prilagajanje na spremembe.

Vedno več služb tako za nemoteno opravljanje zahteva digitalne kompetence, ki si jih pred nekaj leti sploh nismo mogli zamisliti. V proizvodnji je nastavljanje takšnih in drugačnih strojev, spremljanje operacij in procesov digitalno. Avtomehaniki več časa posvečajo nastavljanju avtomobilskih računalnikov kot odvijanju in privijanju vijakov. Marketing pa sploh zahteva digitalno pismenost na vseh področjih načrtovanja, izvedbe in analize kampanj.

Doma znamo, v službi pa ne

Slovenija je med prvimi na svetu glede prisotnosti hitrih domačih omrežnih povezav in uporabe različnih naprav v prostem času. Mobilne in spletne aplikacije so vključene v vse vidike našega življenja. Od bančništva, spremljanja novic, druženja, komuniciranja, načrtovanja in ustvarjanja vsebin, do raziskovanja zdravstvenih težav in hobijev.

Popolnoma isti ljudje, ki brez težav upravljajo s pametnimi avtomobili, nakupe plačujejo z mobilnimi telefoni in znajo poiskati najnižjo ceno izdelka na obskurnih kitajskih spletnih trgovinah, včasih na delovnem mestu popolnoma odpovejo, ko se srečajo z digitalizacijo. 

Vpisovanja sestankov v skupno tabelo v oblaku namesto na papirnat koledar so se trudoma navadili, pri menjavi ERP sistema pa že lahko predvidite povečanje bolniških odsotnosti zaradi dodatnega stresa, ki ga bo sprememba prinesla. Digitalni bolniški list pa bodo spet uredili brez težav. 

Zakaj torej nekatere tehnološke spremembe sprejmemo takoj in brez vsakih vprašanj, drugih pa se otepamo kot hudič Googla+?

Digitalno delovno okolje mora biti podrejeno zaposlenim

Žal se digitalne spretnosti iz zasebnega mnogokrat ne prenesejo v učinkovito opravljanje delovnih nalog, povezanih z digitalnimi orodji. A izkušnje, ki jih iz svojega zasebnega življenja prinašajo zaposleni, lahko s pridom uporabimo pri implementaciji digitalne strategije našega podjetja.

Če seveda sledimo trendom, ki jih dobro poznajo največji igralci na trgu prostočasne tehnologije. Prijaznost do uporabnika, reševanje resničnih potreb, hitra odzivnost in reševanje hroščev, še preden jih uporabniki opazijo.

Po vsej verjetnosti v podjetju že imate skupno omrežje in datoteke, do katerih lahko dostopa in jih ureja več zaposlenih. Če imate skladišče, zaposleni v njem uporabljajo laserske pištole namesto paragonskih blokov. Računovodstvo je abanke zamenjalo za napredne računalniške programe. Stremimo k temu, da zaposleni svoje delo opravljajo bolj natančno, učinkovito in hitreje.

A če posamezne aplikacije niso prilagojene dejanskim uporabnikom, so samo podvojile delo. Če računovodski program ne bo omogočal jasnega dostopa do najpogosteje uporabljanih funkcij, bo na mizi na vse veke vekov ostal kalkulator z igličnim tiskalnikom. In če se bo natakar na svojem dlančniku pred naročilom moral prebiti čez 4 menije, bodo gostje naslednjič raje šli na kosilo kam drugam.

Zaposleni, ki se soočajo z neprijazno ali še huje, neuporabno tehnologijo, so odtujeni in neproduktivni. Počasna odzivnost in nedelujoči procesi so razlog, da sposobni raje odidejo v drugo službo, manj motivirani pa jih uporabijo za dober izgovor, zakaj delo ni opravljeno. A rešitev je preprosta. Digitalno tehnologijo je potrebno prilagoditi zaposlenim. 

Kako zaposlene uspešno digitalizirati

Mnoga podjetja so pri digitalizaciji delovnih procesov in zaposlenih manj uspešna, kot bi lahko bila, ker se s tematiko v resnici nihče zares ne ukvarja. Na eni strani je IT oddelek, ki skrbi za uvedbo novih tehnologij, na drugi strani pa kadrovska služba, ki bdi nad moralo zaposlenih. Če gre za povprečno dovolj veliko podjetje, se oddelka verjetno srečata dvakrat letno, na sindikalnem pikniku in božični zabavi.

V resnici pa je potrebno pri vpeljevanju novih tehnologij vključiti tudi srečo zaposlenih. Digitalizacija mora slediti željam in potrebam zaposlenih, če so ti vključeni v procese pa se povečuje tudi njihova pripadnost podjetju

Ključna je torej predvsem konstantna komunikacija. Tako med podrejenimi in nadrejenimi kot med različnimi sektorji. Na komunikaciji osnovana digitalna strategija pozitivno vpliva tudi na organizacijsko kulturo, ravnovesje med delom in prostim časom in osebnostno rast zaposlenih.

V komunikaciji se namreč prepoznajo prave potrebe zaposlenih. Porabijo preveč časa za ročno vnašanje podatkov? Morda je možno velik del dokumentacije že pridobiti v digitalni obliki. Se kdaj zgodi, da ni več na voljo nobene sejne sobe za prodajni sestanek? Potem morate nujno preiti na digitalni sistem rezervacij.

Drugi pomemben del komunikacije pa je izobraževanje. Vsi zaposleni morajo razumeti, katero tehnologijo sploh imajo na voljo za svoje delo in kako jim ta lahko olajša vsakdan. Če zaposleni ne znajo uporabljati posameznih orodij ali pa nimajo zavedanja, zakaj bi jih sploh morali uporabljati, se lahko hitro začnejo počutiti odtujeno, produktivnost pa začne trpeti.

Da bi dosegli kar najboljše rezultate pri digitalni transformaciji, se morajo poslovni cilji uskladiti z zadovoljstvom zaposlenih. Novo tehnologijo je tako najbolje predstaviti kot del iniciative za boljšo vključenost, jo prilagoditi potrebam in narediti prijazno do uporabnikov.

Vsi se že zavedamo pomembnosti uporabniške izkušnje, ko gre za naše stranke. Ker pa so ljudje tisti, ki delajo posel, je potrebno razmisliti tudi o dobri izkušnji zaposlenih.

Povzetek